Как наладить вертикальные коммуникации: Нисходящие и восходящие потоки информации в компании

В интервью с экспертом Эвелиной Сорокиной холдинг «МедиаТек» — по внутренним коммуникациям мы разбираемся, как создать гармоничные вертикальные коммуникации в любой организации и какие инструменты помогут сделать их более эффективными.

Trend Factor: Добрый день! Сегодня мы поговорим о важной теме для любой организации — вертикальных коммуникациях, а точнее, о нисходящих и восходящих формах коммуникаций. Для начала расскажите, пожалуйста, чем, на ваш взгляд, отличаются эти два типа коммуникаций и какую роль они играют в компании?

Эвелина Сорокина: Добрый день! Вертикальные коммуникации — это обмен информацией между различными уровнями управления в компании. Нисходящие коммуникации исходят от руководства и направлены вниз — к сотрудникам. Это могут быть приказы, инструкции, корпоративные новости, а также стратегии и цели. Восходящие коммуникации, наоборот, идут от сотрудников к руководству, включая обратную связь, предложения и жалобы. Оба типа коммуникаций очень важны для функционирования компании, и они должны быть сбалансированы.

Trend Factor: Сначала давайте подробнее остановимся на нисходящих коммуникациях. Как они могут эффективно работать в организации? Какие принципы лучше всего придерживаться, чтобы они не стали причиной недопонимания?

Эвелина Сорокина : Нисходящие коммуникации играют ключевую роль в передаче важной информации, например, о стратегических целях компании, изменениях в процессах или новых правилах. Чтобы эти коммуникации были эффективными, важно соблюдать несколько принципов:

1. Четкость и ясность. Сотрудники должны точно понимать, что от них ожидается и какие изменения происходят в компании. Это поможет избежать путаницы и повысит доверие к руководству.
2. Регулярность. Периодическое обновление информации, особенно по ключевым вопросам, помогает поддерживать сотрудников в курсе происходящего.
3. Доступность. Убедитесь, что информация передается через каналы, доступные всем сотрудникам, будь то email, внутренний портал или даже корпоративные собрания.
4. Обратная связь. Даже в случае нисходящих коммуникаций важно создавать возможности для вопросов или комментариев. Это помогает сотрудникам лучше понять информацию и делает общение с руководством более двусторонним.

Trend Factor: Теперь перейдем к восходящим коммуникациям. В чем их ценность, и как организация может создать эффективный канал для получения обратной связи и предложений от сотрудников?

Эвелина Сорокина: Восходящие коммуникации играют не менее важную роль. Они дают руководству ценную информацию о том, как воспринимаются решения, насколько эффективно работают процессы, и какие проблемы или возможности существуют внутри компании. Чтобы восходящие коммуникации были эффективными, нужно создать прозрачные и доступные каналы для обратной связи.

1. Анонимность. Важно, чтобы сотрудники могли безопасно выражать свои мнения и предложения, не опасаясь последствий. Например, можно использовать анонимные опросы или ящики для предложений.
2. Прозрачность процесса. Руководство должно показывать, как принимаются решения на основе полученной обратной связи. Это повышает доверие и мотивацию сотрудников.
3. Регулярные обсуждения. Систематические встречи, например, в формате «открытых дверей» с руководством или собрания обратной связи, дают возможность сотрудникам напрямую донести свои идеи и переживания.
4. Поощрение инициативы. Важно не только собирать идеи, но и внедрять их в работу. Когда сотрудники видят, что их предложения реально учитываются, это укрепляет внутреннюю мотивацию и улучшает атмосферу в коллективе.

Trend Factor: Итак, мы видим, что обе формы коммуникаций важны. А как избежать ситуации, когда вертикальные коммуникации не функционируют должным образом? Например, что делать, если нисходящая информация не доходит до сотрудников или восходящая обратная связь игнорируется?

Эвелина Сорокина : Это очень актуальный вопрос. Когда коммуникации не работают должным образом, важно действовать быстро и системно:

1. Диагностика проблемы. Нужно определить, на каком уровне коммуникация "теряется". Это может быть связано с техническими проблемами (например, нерегулярное обновление корпоративных новостей на внутреннем портале) или с проблемами в корпоративной культуре (например, сотрудники боятся выражать свое мнение).
2. Обратная связь с сотрудниками. Проводите опросы или интервью с персоналом, чтобы узнать, как они воспринимают коммуникации и какие проблемы они видят в текущей системе.
3. Использование технологий. Внедрение цифровых платформ для обмена информацией, таких как корпоративные чаты, интранет-системы, которые позволяют оперативно передавать информацию и получать ответы.
4. Обучение и развитие культуры открытости. Организации нужно работать над культурой, в которой обмен информацией воспринимается как норма. Обучение сотрудников и руководителей важно для создания правильных ожиданий и укрепления доверия.

Trend Factor: Спасибо за подробные рекомендации. И в заключение, какие инструменты или стратегии вы порекомендуете для компаний, чтобы эффективно управлять вертикальными коммуникациями и поддерживать баланс между нисходящими и восходящими потоками информации?

Эвелина Сорокина : Важно, чтобы организация использовала разнообразные инструменты для коммуникации, которые соответствуют ее размеру и культуре. Для малых и средних компаний это могут быть корпоративные мессенджеры, регулярные собрания и опросы. Для более крупных организаций стоит внедрять комплексные системы управления проектами и внутренними процессами, такие как специализированные платформы для обмена информацией, с функциями для сбора обратной связи и анализа данных.

В любом случае ключевыми моментами остаются регулярность, ясность и открытость. Руководство должно демонстрировать готовность слушать сотрудников и четко объяснять важные решения, а сотрудники — активно использовать возможности для предоставления обратной связи.

Trend Factor: Спасибо за интересное и информативное интервью!

Эвелина Сорокина : Вам спасибо! Надеюсь, что наши обсуждения помогут компаниям улучшить коммуникацию и стать более эффективными.