В последние годы автоматизация HR-процессов стала важным трендом в управлении персоналом. Она помогает значительно повысить эффективность работы HR-отделов, ускоряет процессы, снижает количество ошибок и дает больше времени для стратегических задач. В этом уроке мы подробно рассмотрим ключевые инструменты автоматизации в HR, включая системы ATS, LMS, HR-Core и их применение в различных аспектах HR-деятельности.
Автоматизация HR-процессов
Автоматизация HR-процессов — это внедрение информационных технологий и программного обеспечения для автоматического выполнения задач, которые раньше выполнялись вручную. Это включает в себя такие процессы, как подбор персонала, обучение сотрудников, постановка целей, управление производительностью и расчет заработной платы.
Зачем нужна автоматизация HR-процессов?
- Ускорение процессов: Автоматизация позволяет сэкономить время и повысить скорость выполнения операций.
- Уменьшение человеческого фактора: Снижает количество ошибок, связанных с человеческим фактором, например, ошибки в расчетах или неправильный выбор кандидата.
- Улучшение аналитики: Благодаря автоматизации легче собирать и анализировать данные, что позволяет принимать более информированные решения.
- Оптимизация затрат: Сокращение времени на выполнение рутинных задач позволяет HR-специалистам сосредоточиться на более важных стратегических задачах.
- Масштабируемость: Автоматизация помогает HR-процессам легко адаптироваться к увеличению числа сотрудников и расширению компании.
Инструменты автоматизации HR-процессов
Существует множество различных типов инструментов, которые используются для автоматизации HR-процессов. Рассмотрим наиболее распространенные из них: ATS-системы, LMS-системы и HR-Core системы.
2.1. ATS-системы (Applicant Tracking System)
Что такое ATS? ATS (Applicant Tracking System) — это система отслеживания кандидатов, предназначенная для автоматизации процесса подбора персонала. Эти системы позволяют автоматизировать большинство этапов рекрутинга, включая размещение вакансий, прием откликов, отбор резюме, организацию собеседований и взаимодействие с кандидатами.
Основные функции ATS-систем:
- Автоматизация размещения вакансий: Система автоматически размещает вакансии на различных платформах и сайтах.
- Отслеживание откликов и резюме: ATS сортирует резюме, фильтрует кандидатов по ключевым критериям, таким как опыт, образование, навыки.
- Оценка кандидатов: Некоторые ATS могут проводить предварительную оценку кандидатов с помощью предустановленных вопросов или тестов.
- Управление собеседованиями: Система позволяет автоматизировать запись на собеседования, а также координировать процесс через электронные календари.
- Хранение данных: ATS-системы позволяют хранить данные о кандидатах для последующего использования и анализа.
Пример использования:
- Компания использует ATS-систему для автоматической обработки заявок на вакансии. Все отклики автоматически загружаются в систему, проходят первоначальную фильтрацию, и рекрутеры получают списки наиболее подходящих кандидатов. Это помогает сэкономить время и повысить точность отбора.
Популярные ATS-системы:
- Workday
- Greenhouse
- Lever
- SAP SuccessFactors
- Бизнес-версии HeadHunter
2.2. LMS-системы (Learning Management System)
Что такое LMS? LMS (Learning Management System) — это система управления обучением, которая используется для автоматизации процесса обучения и развития сотрудников в компании. Она помогает организовать и управлять учебным процессом, отслеживать прогресс сотрудников и оценивать эффективность образовательных программ.
Основные функции LMS-систем:
- Организация онлайн-курсов и тренингов: LMS позволяет размещать курсы, тренинги и обучающие материалы в онлайн-формате.
- Оценка эффективности обучения: Система позволяет отслеживать, сколько времени сотрудник потратил на обучение, и какие результаты он достиг.
- Ведение отчетности и аналитики: В LMS можно генерировать отчеты по обучению, что помогает HR-отделам оценивать эффективность образовательных программ.
- Планирование обучения: Системы могут автоматически назначать курсы для сотрудников на основе их потребностей в развитии, должностных обязанностей и целей компании.
- Интеграция с другими системами: LMS может интегрироваться с другими HR-инструментами, такими как HRIS или ATS, для более эффективного управления данными сотрудников.
Пример использования:
- В компании HR-отдел использует LMS-систему для автоматической выдачи обучающих курсов новому сотруднику. Курс включает в себя вводный модуль, обучение корпоративной культуре, а также специализированные курсы для развития профессиональных навыков.
Популярные LMS-системы:
- Moodle
- TalentLMS
- Cornerstone OnDemand
- Udemy for Business
2.3. HR-Core системы
Что такое HR-Core системы? HR-Core (или HRIS — Human Resource Information System) — это комплексное программное обеспечение для управления всей HR-деятельностью компании, включая управление персоналом, расчет заработной платы, ведение кадрового учета и обеспечение соблюдения трудового законодательства.
Основные функции HR-Core систем:
- Кадровое администрирование: Ведение информации о сотрудниках, их трудовых договорах, отпусках, больничных и других кадровых документах.
- Управление компенсациями и льготами: Включает расчеты заработной платы, налоговых отчислений и бонусов.
- Аналитика и отчеты: HR-Core системы предоставляют информацию о производительности сотрудников, текучести кадров и других показателях, что помогает принимать обоснованные решения.
- Соблюдение трудового законодательства: Системы помогают соблюдать нормы и правила трудового законодательства, автоматизируя расчеты и учет рабочего времени.
Пример использования:
- В компании внедрена HR-Core система для управления личными данными сотрудников, расчетом заработной платы и контролем за отпускными днями. Это позволяет минимизировать ошибки в расчетах и упростить процессы управления персоналом.
Популярные HR-Core системы:
- SAP SuccessFactors
- Oracle HCM Cloud
- BambooHR
- Workday
Подробнее читайте в этой статье Аналоги популярных HR-Core систем в России
Инструменты автоматизации рекрутинга
Автоматизация рекрутинга включает в себя использование инструментов, которые помогают ускорить и упростить поиск, отбор и привлечение кандидатов.
3.1. Использование ChatBot-ов и ИИ в рекрутинге
Системы, использующие искусственный интеллект (AI) и чат-боты, могут значительно упростить процесс взаимодействия с кандидатами. Они могут:
- Проводить первичную квалификацию кандидатов через чат-ботов.
- Отвечать на часто задаваемые вопросы (например, о процессе найма, корпоративной культуре).
- Проводить первичные собеседования и даже проводить оценку навыков с использованием тестов и интервью.
3.2. Автоматизация процесса интервьюирования
Некоторые компании используют инструменты для автоматизации интервью с кандидатами. Это могут быть видеособеседования, где система автоматически записывает видео, анализирует ответы кандидатов и оценивает их по заранее установленным критериям. Примеры таких инструментов:
Автоматизация постановки целей и задач
Постановка целей и задач — важный элемент в управлении персоналом. Автоматизация этого процесса помогает HR-отделу поддерживать четкость и прозрачность в управлении результатами сотрудников.
4.1. Инструменты для постановки целей (OKR, KPI)
Существует множество инструментов для автоматизации процесса постановки и отслеживания целей сотрудников, например:
- 15Five: Платформа для отслеживания целей сотрудников, обсуждения задач и получения регулярных отчетов.
- Lattice: Платформа для управления производительностью, целей и отзывов.
- BambooHR: Предлагает интеграцию с другими инструментами для отслеживания целей и задач, повышения вовлеченности сотрудников.
Как это работает?
- В таких системах можно установить цели и KPI для каждого сотрудника, отслеживать их выполнение в реальном времени, а также проводить регулярные ревью. Это помогает не только оценить производительность, но и вовлеченность сотрудников.
Заключение
Автоматизация HR-процессов является важным шагом для повышения эффективности работы HR-отдела, сокращения времени на рутинные операции.
Мини-курс для HR-менеджеров
Часть 1
Профессия HR-менеджер: кто это и чем занимается?
Часть 2
Взаимодействие HR и бизнеса
Часть 3
Рекрутинг. Воронка рекрутмента. Инструменты поиска кандидатов. Ключевые навыки рекрутера
Часть 4
Автоматизация HR-процессов
Часть 5
HR-аналитика. Как собирать и анализировать данные. Как рассчитать ROI обучения по модели Филлипса. Оценка эффективности коучинга в компании.
Часть 6
Обучение и развитие сотрудников
Часть 7
HR - Онбординг и адаптация сотрудников
Часть 8
Управление мотивацией и эффективностью сотрудников
Часть 9
Работа с вовлеченностью и выгоранием сотрудников
Часть 10
Развитие лидерства и HR-партнерства
Часть 11
Управление корпоративной культурой
Часть 12
Основы People Management
Часть 13
Оценка и аттестация сотрудников
Часть 14
Управление карьерой сотрудников
Часть 15
Правовое регулирование оплаты и нормирование труда
